In deze bijzondere tijd neemt het gebruik van digitale hulpmiddelen een vlucht en zetten we deze middelen in om onze werkzaamheden op afstand voort te zetten. Hetzelfde geldt voor ons. De afgelopen weken hebben we veel overleg gehad met onze opdrachtgevers. We hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar de diverse digitale mogelijkheden, testsessies gehouden en afgelopen maandag was het zover.

Huisvestingsadviseurs Ellen Jansen van Galen, Dagmar Dhondt en projectleider Nicky van Leeuwen hadden onze eerste digitale gebruikerssessie met Onderwijsgroep Zuid-Hollandse Waarden (OZHW) over de nieuwbouw van OBS de Twee Wieken in Zwijndrecht.

Gebruikerssessies voor Programma van Eisen

Waar we de gebruikerssessies normaal met elkaar op locatie doen met post-its, flipovervellen en tools, hebben we dit nu digitaal opgezet.

Via een Teams-vergadering en de gedeelde canvassen van Whiteboard van Microsoft hebben we vanaf iedereens eigen laptop of device de door ons voorbereide opdrachten en vragen actief doorlopen en hebben we zo informatie verzameld over gebruikers, eisen en wensen voor het nieuwe schoolgebouw. Deze informatie gebruiken wij weer als input voor het Programma van Eisen.

“Wij geloven bij huisvestingsadvies heel erg in de kracht van informatie ophalen bij gebruikers. Dit doen we het liefst in een interactieve vorm en in groepsverband. Interactief omdat dit bij deelnemers de hersenactiviteit stimuleert en activeert en omdat we op deze manier de achterliggende behoefte kunnen achterhalen. Verder doen we deze sessies graag in groepsverband, omdat de groep elkaar inspireert en er op deze manier kruisbestuiving ontstaat. Informatie verzamelen op deze manier scheelt tijd en zorgt vaak voor waardevolle uitkomsten. Daarbij voelen de deelnemers zich betrokken bij het proces en zien ze hun input terug in het eindproduct.” Aldus Dagmar Dhondt over de gebruikerssessies.

Volgende stap

Dit was de eerste gebruikerssessie voor de nieuwbouw van OBS de Twee Wieken. Het was dan vooral ook nog een abstractere sessie, waarbij we overkoepelende thema’s bespraken als uitstraling, ontwikkelingen in het onderwijs en verbeteringen die ze zelf al zien als ze naar de eigen huisvesting kijken. In de volgende sessie gaan we concreter in op welke ruimtes ze nodig hebben en de eisen die hieraan verbonden zijn.

“Per sessie bepalen we wat er nodig is, zowel inhoudelijk, als procesmatig als organisatorisch en vinden we de passende digitale mogelijkheden. Ook kijken we daarbij naar de digitale middelen waar u al mee werkt.” Aldus Ellen Jansen van Galen.

Resultaat digitale gebruikerssessie

Wij zijn erg blij met de resultaten van deze digitale gebruikerssessie, omdat er vrij veel informatie uit kwam, de deelnemers de software snel doorhadden en actief meededen. Wel vergde het veel voorbereidingstijd van onze kant en behoorlijk wat ‘trial and error’. Maar we zijn na deze eerste keer ervan overtuigd dat deze methode werkt.

Op naar de volgende sessie!